Die Ablauf ist Sitzung für Sitzung der selbe: Die Verwaltung erarbeitet Vorlagen, die die Mandatsträger eine Woche vor der Sitzung erhalten. Die oft mehreren hundert Seiten Papier dienen der Sitzungsvorbereitung und stapeln sich dann im Laufe der Sitzung auf den Tischen der Brettener Kommunalpolitiker.
Nicht jedoch in den künftigen Sitzungen des Gemeinderates der Stadt Bretten: Statt mehrerer zentimeterhoher Papierstapel finden sich dann auch ein nur wenige Millimeter dickes Tablet – Apples iPad Air 2 – auf den Ratstischen. Die Ausstattung der ehrenamtlichen Politiker mit Tablets ist ein auf Wunsch des Rates essentieller Schritt der Verwaltung in einer Reihe konsequenter Modernisierungsmaßnahmen im Bereich der Ratsangelegenheiten.
Zunächst hatte man verwaltungsintern das Ratsinformationssystem „Session“ etabliert, welches die kompletten Ratsangelegenheiten auf Datenbank-Basis organisiert.
Auf dieser Grundlage konnte man über eine Schnittstelle bereits im Laufe des Jahres die Tagesordnung und die öffentlichen Sitzungsvorlagen online für Rat und Öffentlichkeit zur Verfügung stellen. Auf den zur Ausübung ihres Amtes gereichten iPads können die Mitglieder des Gemeinderates mit
Hilfe der sogenannten Mandatos App komfortabel die für diese mobilen Endgeräte optimierten Sitzungsunterlagen nutzen.
Bei der Nutzung des darauf aufbauenden und noch zu errichtenden Cloud-Dienstes besteht letztendlich keinerlei Einschränkung im Gegensatz zum konventionellen Gebrauch von Papier-Unterlagen.
Die Anwendung erlaubt individuelle Notizen und das Hinzufügen von eigenen Stellungnahmen. Das 9,7 Zoll große (Bildschirmdiagonale 24,6cm) Display befördert die Lesbarkeit von Plänen. Mit intuitiver Gestensteuerung (z.B. zoomen) können Pläne individuell vergrößert werden.
Die integrierte Volltextsuche vereinfacht und beschleunigt das Auffinden von Inhalten, was einen weiteren originären Vorteil der digitalen gegenüber der konventionellen Ratsarbeit darstellt. Alle Ratsmitglieder hatten gleich zu
Beginn darum gebeten, ein solches Gerät gestellt zu bekommen.
Um den Übergang von der konventionellen zur digitalen Ratsarbeit zu erleichtern, erhalten die Mandatsträger auch zeitweise noch die Papierunterlagen dazu. „Ziel muss es sein“ erklärte Oberbürgermeister Martin Wolff, „dass wir auf das Ausstellen von Papierunterlagen zugunsten der digitalen Ratsarbeit verzichten können.“
Auch Oberbürgermeister Martin Wolff und Bürgermeister Michael Nöltner nutzen seit einiger Zeit Tablets im Dienst. Die Ortsvorsteher der Stadtteile sollen ebenfalls diese modernen Hilfs- und Arbeitsmittel gestellt bekommen. Danach wollen auch die Amtsleiterinnen und Amtsleiter im Rathaus ihren dienstlichen Alltag mit Hilfe der Tablets bestreiten. Abgerundet werden soll die Modernisierungs- und Digitalisierungsoffensive mit einer baulichen wie technischen Ertüchtigung des Großen Ratssaales.
Dieser soll – vorbehaltlich der Zustimmung des Gemeinderates – im Jahr 2016 umgebaut werden. Hauptaugenmerk liegt dabei auf der technischen Infrastruktur und der multifunktionalen Nutzbarkeit des größten Raumes im Brettener Rathaus.